Comment les lieux de séminaires évoluent-ils face à la crise sanitaire ?
Le 24 mai 2021
Le covid-19 a bouleversé tout notre quotidien, et nos habitudes de travail n’ont pas été épargnées : télétravail, réunions à distance, protocoles sanitaires… Dans ce contexte, les événements d’entreprises tels que séminaires, team building, conventions, ont subi un coup d’arrêt en 2020, avant de reprendre progressivement, avec les adaptations nécessaires.
Un besoin de liens et de convivialité essentiels en entreprise
Le début de la crise sanitaire a été marqué par la rupture des rencontres physiques au travail, mais au fil des mois il est devenu évident que le 100% numérique ne pouvait pas répondre à tous les besoins de communication en entreprise. Le sentiment d’isolement provoqué par le télétravail a fait ressurgir l’importance de partager des moments de convivialité avec ses collègues.
Le fonctionnement de l’entreprise étant basé sur l’humain, il a été indispensable d’organiser de nouveau des événements pour fédérer, faire le point, garder le lien, motiver, redonner de la cohésion entre collaborateurs…
S’adapter pour proposer des événements alliant convivialité et sécurité sanitaire
Les lieux de séminaires riment par essence avec convivialité. Il a donc fallu, face aux restrictions imposées par le covid, faire preuve de créativité et réinventer l’organisation des évènements pour garantir la sécurité des participants.
Les professionnels de l’événementiel ont bien évidemment intégré les mesures de protection imposées dans ces circonstances : limitation du nombre de participants selon les jauges en vigueur, distanciation entre les assises, mise en place d’un sens de circulation, gel hydro alcoolique en libre service, désinfection des espaces et du matériel, objets à usage unique, respect des horaires du couvre-feu, parfois prise de température ou test à l’entrée….
Habituellement, les séminaires sont programmés longtemps à l’avance. Mais dans le contexte actuel le manque de visibilité demande aux organisateurs plus de souplesse sur les réservations. Pour beaucoup d’évènements, de multiples prestataires interviennent (traiteurs, agences de team-building…) qu’il faut réserver plusieurs semaines à l’avance. La flexibilité des différents acteurs de la chaîne devient incontournable.
Servir des repas lors des séminaires d’entreprises en temps de pandémie, c’est toute une organisation : le placement des convives avec respect des distanciations et du nombre de personnes par table peut vite devenir un casse-tête selon la configuration des lieux. Sur ce plan là aussi, les organisateurs ont dû revoir leurs prestations : privatisation de l’espace restauration, remplacement des buffets libre-service par des plateaux-repas ou un service à l’assiette..
Une évolution des séminaires vers des modèles adaptés à la crise
Dans ce contexte de mesures sanitaires strictes, la privatisation des lieux prend tout son sens et s’est particulièrement développée cette dernière année. Un aspect positif pour les entreprises, qui peuvent ainsi bénéficier d’une prestation sur mesure. Pour les collaborateurs, le sentiment de convivialité est accru. Par ailleurs, les séminaires en petit comité ont fait émerger une nouvelle tendance : le « small meeting » s’impose comme une solution adéquate pour maintenir la communication en interne et une bonne cohésion d’équipe. Les lieux atypiques, les ambiances « comme à la maison » sont très prisés pour ces petites réunions.
Compromis entre présentiel et distanciel, les événements hybrides ont le vent en poupe. Organiser une réunion, une conférence ou un séminaire dans un lieu physique en faisant participer une partie ou la totalité des collaborateurs à distance répond aux exigences sanitaires. Ce format est bien plus d’une simple retransmission virtuelle : une panoplie d’outils digitaux favorisent l’interactivité pour rendre le « phygital » participatif et immersif.
Les professionnels de l’événementiel s’adaptent face à la crise, et leur métier reste toujours le même : organiser des événements mémorables !